Food Safety Audits: Wat u kunt verwachten bij een certificering

Voedselveiligheidsaudits zijn een essentiële stap richting certificering door een internationale voedselveiligheidsorganisatie zoals BRC of IFS. Ontdek wat voedingsproducenten die voor het eerst certificering nastreven, moeten weten over het auditproces.

Derde-partij certificering van voedselveiligheid wordt steeds meer een noodzaak voor voedselproducenten die internationaal willen opereren. Omdat de voedselwetgeving en de mate van handhaving per regio kunnen verschillen, gebruiken internationale voedselveiligheidscertificeerders audits om te beoordelen of het voedselveiligheidssysteem van een bedrijf adequaat en effectief is. Als blijkt dat het voedselveiligheidssysteem niet effectief is, vormen audits de basis voor het bepalen van de stappen die het bedrijf moet nemen om aan de voorschriften te voldoen en de certificering te verkrijgen.

Hoe verloopt een audit voor voedselveiligheid?

Een van de eerste en belangrijkste stappen op weg naar certificering door een internationale voedselveiligheidsautoriteit is het uitvoeren van een on-site audit. Tijdens een proces dat doorgaans minstens twee werkdagen in beslag neemt, bezoekt een voedselveiligheidsauditor, die het certificeringsprogramma vertegenwoordigt, de voedselproductielocatie voor een persoonlijke beoordeling van potentiële gevaren en kritische controlepunten. Hierbij worden zowel de productielijn zelf geïnspecteerd als de voor voedselveiligheid relevante documentatie gecontroleerd.

Op basis van dit eerste bezoek stelt de auditor een lijst op met vereisten waaraan de voedselproducent moet voldoen om de certificering te verkrijgen. Daarnaast bevat de lijst aanbevelingen voor verdere stappen. Veelvoorkomende stappen die voedselproducenten moeten ondernemen om gecertificeerd te worden door internationale voedselveiligheidsautoriteiten zijn:

Het organiseren van workshops over voedselveiligheid voor medewerkers
Het aannemen van een manager die is opgeleid in voedselveiligheidssystemen
Het vervangen of repareren van apparatuur en onderdelen die niet geschikt zijn voor contact met voedsel
Het installeren van extra apparatuur en systemen voor productcontrole en detectie van verontreinigingen op kritische controlepunten langs de productielijn
Het installeren van automatische temperatuurmonitoringsapparatuur
Het invoeren en documenteren van een goedgekeurd sterilisatieprotocol
Het updaten van systemen voor elke kwaliteitscontrole-software
Het documenteren van de veiligheid van materialen die in contact komen met voedsel
Het invoeren van een uitgebreid protocol voor registratie en documentatie
Het opzetten van een effectief intern auditsysteem

Nadat de voedselproducent de noodzakelijke wijzigingen in zijn voedselveiligheidsmanagementsysteem heeft doorgevoerd, kan het auditbedrijf een reeks opvolgingscontroles uitvoeren. Zodra de naleving is bevestigd, ontvangt de voedselproducent zijn certificering.

Hoe lang duurt het om een internationaal voedselveiligheidscertificaat te verkrijgen?

De Global Food Safety Initiative schat dat de goedkeuringsprocedure voor hun internationaal erkende certificeringsprogramma's voor voedselveiligheid gemiddeld zes tot negen maanden duurt vanaf de eerste audit tot aan de certificering. IFS biedt ook een handige online calculator waarmee voedselproducenten de minimale duur van hun eerste audit voor IFS Food Certification 6.1 kunnen inschatten.

Wat kost de internationale voedselveiligheidscertificering?

De kosten voor de certificering van voedselveiligheid door een extern auditbedrijf zijn afhankelijk van de grootte van de productiefaciliteiten en de omvang van het productieproces. Voor de eerste audit ter plaatse moeten voedselproducenten rekening houden met uitgaven tussen de 5.000 en 10.000 Amerikaanse dollar, exclusief extra reiskosten.

Na afronding van de eerste audit moeten voedselproducenten de aanpassingsmaatregelen financieren die nodig zijn om aan de voorschriften te voldoen. Dit omvat zowel eenmalige kosten, zoals de aanschaf en installatie van extra apparatuur voor procescontrole, als doorlopende kosten, zoals het aannemen van een interne manager voor voedselveiligheidssystemen. De totale uitgaven zijn sterk afhankelijk van hoe goed een bedrijf is voorbereid op de certificering.

Na goedkeuring voor de voedselveiligheidscertificering moeten voedselproducenten ook de kosten voor doorlopende inspecties en de jaarlijkse hercertificering betalen.

Overzicht van het on-site auditproces

Zodra een auditor voor voedselveiligheid een bezoek ter plaatse start, doorloopt hij vijf verschillende fasen voordat hij het bedrijf weer verlaat:

Rolverdeling en melding aan deelnemers - Bij aankomst bepaalt de auditor welke partijen verantwoordelijk zijn voor het toezicht op zijn bezoek en de toegang tot informatie, bedrijfsruimten, documenten en alle personen die nodig zijn voor de audit. Extra waarnemers van de voedselproducent kunnen ook aanwezig zijn bij de audit. Deze rollen moeten zo worden verdeeld dat ze de audit niet beïnvloeden, en alle betrokkenen moeten expliciet op hun rol worden gewezen.
Openingsgesprek - De auditor informeert alle betrokkenen kort over het doel van zijn bezoek, de methoden die hij zal gebruiken om de operatie te auditen, en alle vereisten voor een succesvolle audit.
Informatie verzamelen - De auditor verzamelt informatie over de naleving van voorschriften en de voedselveiligheidscultuur in dit bedrijf via verschillende methoden, zoals observatie ter plaatse, steekproeven, procesimulaties, interviews met medewerkers en het doornemen van documenten.
Evaluatie van de informatie - De auditor vergelijkt de verzamelde informatie met de voedselveiligheidscriteria die zijn vastgesteld in het certificeringsprogramma om te beoordelen of de operatie aan deze eisen voldoet. Vervolgens formuleert hij zijn bevindingen en bepaalt welke stappen eventueel moeten worden ondernomen om aan de eisen te voldoen.
Afsluitend gesprek - De auditor presenteert de verantwoordelijken een samenvatting van zijn bevindingen. Ze geven de voedselproducent ook de mogelijkheid om vragen te stellen en aanbevelingen voor verdere stappen te geven.

Na de audit ter plaatse wordt er een gedetailleerd auditrapport opgesteld. Dit rapport bevat een volledig overzicht van de reikwijdte van de audit, wat er is waargenomen, welke voedselveiligheidscriteria zijn vervuld en welke niet, en gebieden waar verbeteringen mogelijk zijn.

Interne voedselaudits

Naast de audits op locatie door vertegenwoordigers van de certificeringsorganisatie, eisen internationale certificeringsprogramma's voor voedselveiligheid vaak ook dat voedselproductielocaties een intern auditprogramma hebben. Hieronder vindt u een kort overzicht van de eisen voor interne audits van twee toonaangevende internationale certificeringsorganisaties, de International Featured Standards (IFS) en de British Retail Consortium Global Standards (BRC).

IFS V7: Eisen voor interne audits

Een effectief intern auditsysteem is een essentiële voorwaarde voor de IFS Versie 7, wat betekent dat naleving van de eisen noodzakelijk is om certificering te verkrijgen. De omvang en frequentie van de interne audits moeten gebaseerd zijn op een risicobeoordeling (5.1.1), en elke afdeling moet worden geaudit door een competente, onafhankelijke persoon (5.1.3).

De resultaten van interne audits, inclusief eventuele corrigerende maatregelen, moeten worden gerapporteerd aan het management en de verantwoordelijke afdelingen. Alle corrigerende maatregelen moeten worden geëvalueerd (5.1.4).

Te auditen gebieden omvatten productie- en opslagruimtes, buitenruimtes, procescontroles, lopende hygiëneprotocollen en gevaren van vreemde voorwerpen (5.2.1). Daarnaast moet het HACCP-plan van het bedrijf minstens eenmaal per jaar worden herzien, deels door interne audits (2.2.3.8.5)

BRC 8: Eisen voor interne audits

BRC Versie 8 vereist een gepland intern auditprogramma met minimaal vier jaarlijkse audits die alle activiteiten minstens eenmaal per jaar dekken. De exacte frequentie van de audits voor elke activiteit moet gebaseerd zijn op een risicobeoordeling, en de omvang van de audits moet verplichte programma's omvatten zoals ongediertebestrijding, programma's ter voorkoming van voedselfraude en alle procedures die zijn ingevoerd om te voldoen aan BRC (3.4.1). Interne audits worden ook gezien als een middel om de effectiviteit van het HACCP-plan van het bedrijf te bevestigen (2.12.1).

Interne auditoren moeten goed getraind en voldoende onafhankelijk zijn van de afdeling die ze auditen (3.4.2). Ze moeten zowel conformiteiten als niet-conformiteiten documenteren, objectief bewijs voor de bevindingen bijvoegen en de resultaten doorgeven aan de verantwoordelijke afdelingen (3.4.3).

Bovendien moeten er minstens eenmaal per maand afzonderlijke inspecties worden uitgevoerd en gedocumenteerd voor de gebieden hygiëne (schoonmaak, gebouwonderhoud) en apparaatprestaties (3.4.4).

Conclusies

Naarmate de wereldwijde voedselvoorzieningsketen steeds complexer wordt, spelen internationale certificeringsprogramma's en hun voedselveiligheidsaudits een cruciale rol bij het beschermen van de gezondheid van consumenten en het imago van bedrijven wereldwijd.

Voor veel bedrijven in de voedingsindustrie is certificering door internationale voedselveiligheidsauditors een tijdrovende en middelenintensieve onderneming, die mogelijk een herziening van vele aspecten van hun productielijn vereist. Maar de kortetermijnkosten van certificering door derden vallen in het niet bij de langetermijnvoordelen. De resultaten van een eerste voedselveiligheidsaudit bieden bedrijven waardevolle inzichten in hun processen en voedselveiligheidsmanagementsysteem, evenals concrete feedback over verbeterpunten. Bovendien krijgen bedrijven, zodra ze aan de eisen voldoen en gecertificeerd zijn, toegang tot lucratieve internationale markten en toonaangevende wereldspelers in de voedingsindustrie.